Ответственность бухгалтера за нарушение сроков оплаты по 223-ФЗ

[Екатерина Волкова]

Добрый день! Помогите разобраться с вопросом: организация перешла на регулирование закупочной деятельности в соответствии ФЗ №223-ФЗ. Договоры с поставщиками услуг (коммунальные услуги, аренда и т.д.) еще нескорректированы под данный закон. В бухгалтерии повис вопрос об оплате данных услуг. Надо отталкиваться от договоров, заключенных до принятия закона или правилам закона? К примеру: по договору поставщик предоставляет документы, на основание которых производится оплата, до 10 числа следующего за отчетным, оплату надо произвести до 25 числа текущего месяца. Но поставщик не всегда предоставляет вовремя документы, и по новому закону нас обязуют производить оплату в течении 7 дней после принятия услуги. И как быть в этом случае, производить оплату в течении 7 дней после подписания документов? Буду очень признательна за разъяснения данного вопроса, в штате грамотного специалиста по закону №223-ФЗ нет, а штрафами стращают не маленькими

[Владивосток]

Не бухгалтер. Но Ваша ситуация понятна и ничего страшного в ней нет. Многие прошли этот путь. Заведите журнал (если его нет) и регистрируйте документы в нем. Отсчет идет от даты Вашей регистрации, а не от даты документа.

[Акимова Л]

В вашей ситуации нет прямого противоречия, которое требовало бы немедленной остановки платежей. Главный принцип здесь — приоритет условий договора над общими нормами закона № 223-ФЗ, если только сам закон не устанавливает иное. Федеральный закон от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» регулирует порядок заключения новых договоров (процедуру закупки). Он не имеет обратной силы в части изменения существенных условий уже действующих обязательств.

Согласно статье 422 Гражданского кодекса РФ, договор должен соответствовать обязательным для сторон правилам, установленным законом, действующим в момент его заключения. Если договоры на коммунальные услуги и аренду были подписаны до перехода организации на работу по 223-ФЗ или вне рамок процедур этого закона, их условия остаются приоритетными. Изменить срок оплаты можно только путем подписания дополнительного соглашения с поставщиком.

Важный нюанс: Сроки оплаты жестко регулируются именно Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ (для госзакупок) и Постановлением Правительства РФ от 11.12.2014 № 1352 (в рамках поддержки малого и среднего предпринимательства при работе по 223-ФЗ). В самом тексте базового 223-ФЗ универсальной нормы о «7 днях после приемки для всех контрагентов» как императивного правила нет. Срок в 7 дней возникает либо:

• из вашего Положения о закупке;

• из Постановления № 1352, если поставщик является субъектом МСП;

• из добровольно принятых вами корпоративных стандартов.

[Акимова Л]

Штрафные санкции, которыми вас пугают, скорее всего, относятся к двум разным ситуациям:

• Нарушение сроков перед поставщиком. Если вы платите позже срока, указанного в договоре (до 25 числа), вам грозит пеня по договору или ГК РФ. Оплата строго по старому договору полностью снимает этот риск.

• Нарушение внутренних регламентов самой организации. При переходе на 223-ФЗ организация обязана разработать и утвердить Положение о закупке. Часто в него включают корпоративное правило: «оплата любых счетов производится в течение 7 дней». Бухгалтерию могут штрафовать внутренними актами (депремировать) за нарушение этого локального норматива, даже если старый договор разрешает платить до конца месяца. Это конфликт между юридической безопасностью (договор) и внутренней дисциплиной (Положение).

[Акимова Л]

Задержка документов от поставщика - это самая частая проблема. Правило «7 дней после принятия услуги» юридически означает «7 дней после того, как у заказчика возникло основание для платежа». Основанием первичного документа (счета-фактуры, акта выполненных работ) является дата его фактического получения организацией, а не дата, указанная в документе (об этом уже написали выше). Если акт датирован 30-м числом прошлого месяца, а принесли его вам 5-го числа текущего, ваш семидневный срок начинает течь с 5-го числа. Главное — зафиксировать дату получения!

[ТСЦ Колесо]

Журналы регистрации входящих и исходящих документов должны быть у всех!

[Судак]

Сам бухгалтер не несет персональной административной или уголовной ответственности по нормам закупочного законодательства за нарушение сроков оплаты по 223-ФЗ. Всю полноту ответственности несет организация-заказчик и её уполномоченные должностные лица (например, руководитель или контрактный управляющий).

[Весна]

Как обезопасить организацию от штрафов поставщиков и претензий аудиторов?

[Акимова Л]

Чтобы обезопасить организацию от штрафов поставщиков и претензий аудиторов, действуйте следующим образом:

• Проведите инвентаризацию критичных договоров. Выпишите все действующие контракты на коммуналку, связь и аренду. Проверьте, есть ли в них ссылка на применение норм законодательства о закупках. Скорее всего, ее нет.

• Зафиксируйте получение документов официально. Поскольку поставщики приносят документы несвоевременно, введите жесткий регламент входящей корреспонденции от контрагентов. Любой документ (счет, УПД, акт) должен регистрироваться в журнале учета входящей документации или в системе электронного документооборота (ЭДО) в день поступления с присвоением штампа даты. Именно эта дата будет точкой отсчета для ваших законных 7 дней. Если принимаете курьером — делайте отметку на копии сопроводительного письма.

• Сверьтесь с вашим Положением о закупке. Найдите раздел об исполнении договоров. Там может быть указано, что новые сроки распространяются на все платежи организации без исключения. Если это так, то затягивание оплаты до 25 числа — это дисциплинарный риск внутри компании. Обсудите эту коллизию с юристом или руководителем контрактной службы.

• Не меняйте процесс оплаты в одностороннем порядке. Продолжайте оплачивать счета согласно условиям старых договоров (до 25 числа следующего месяца). Односторонний перенос срока оплаты на более ранний (например, попытка заплатить через 7 дней вопреки договору, где стоит 25 число) технически сложен и может привести к кассовому разрыву. А вот задержка относительно нового внутреннего стандарта менее опасна, чем недоплата или спорная переплата по отношению к поставщику.

• Оформите дополнительные соглашения. Чтобы снять проблему раз и навсегда, инициируйте перезаключение или корректировку долгосрочных договоров (особенно аренды). Включите в допсоглашение формулировку: «Оплата оказанных услуг производится Заказчиком в течение N рабочих/календарных дней с даты подписания Сторонами Акта сдачи-приемки / получения полного комплекта отчетных документов». Укажите конкретный срок (те же 7 дней или любой другой комфортный). Для коммунальных услуг часто делают оговорку про зависимость от выставления счетов снабжающей организацией.

• Общайтесь с поставщиками. Объясните крупным контрагентам вашу новую правовую модель. Большинство монополистов (энергетики, водоканал) работают по типовым публичным договорам, которые менять крайне сложно. Но многие арендодатели и подрядчики охотно подпишут допсоглашение, чтобы синхронизировать ваши бизнес-процессы и избежать дебиторской задолженности.